الأربعاء 1442/09/30 هـ - 12-05-2021م

10 نصائح لإدارة أفراد العمل عن بُعد

استنادًا إلى مكتب الإحصاء الوطني البريطاني، فإن ما يصل إلى 1.54 مليون شخص في المملكة ...

استنادًا إلى مكتب الإحصاء الوطني البريطاني، فإن ما يصل إلى 1.54 مليون شخص في المملكة المتحدة يمارسون أعمالهم من المنزل، بزيادة كبيرة عن العدد السابق منذ 10 سنوات الذي لم يتجاوز 884000 شخص.

ومع استمرار انتشار فيروس كورونا، فمن المؤكد أن تزداد هذه الأرقام تباعًا؛ نظرًا لخضوع الأشخاص أصحاب الأعراض المحتملة “للحجر الصحي” أو غيرهم ممن “يعزلون أنفسهم” للتقليل من خطر الإصابة بالمرض.

وفي سبيل الاستمرار في العمل والمحافظة على الإنتاجية؛ فإن الكثير من الموظفين الذين اعتادوا العمل من مكاتبهم سيجدون أنفسهم يعملون بشكل كامل من المنزل. لذلك فإن على قادة قطاع الأعمال أن يبحثوا عن أفضل الطرق لإدارة فرق العمل عن بُعد مع ضمان استمرار دافعيتهم والتزامهم.

بصفتنا شركة عالمية لديها أكثر من مائة فرع في أنحاء العالم، فإننا نرى الآثار المتفاوتة التي يسببها فيروس COVID – 19 على صعيد أعمالنا التجارية وعملائنا.

يتكون فريق العمل الذي توظفه شركتنا حول العالم من أفراد يعملون بدوام كامل من المكتب وآخرين  من المنزل، وقد تعاونا مع العديد من المنظمات لمساعدتهم في قيادة فرق العمل الافتراضية لديهم بنجاح. لذا إليك أهم النصائح للحصول على أفضل النتائج من فريقك الذي تديره عن بُعد.

  1. كن مستعدًا -إذا كنت ستطلب من شخصٍ ما أن يعمل من المنزل، عليك التأكد من امتلاكه لجميع التجهيزات التي سيحتاجها. فلا يوجد أسوأ من الإخفاق في إنجاز مهام عملك لعدم امتلاكك للأدوات المناسبة، آخذا في الاعتبار دعم تكنولوجيا المعلومات وفكر في التكاليف الأخرى مثل الأدوات المساعدة والإنترنت خلال العمل عن بعد.

 

  1. يجب تأمين البيانات والمعلومات الخاصة بك. تقدم مدونة إدارة تكنولوجيا المعلومات في الاتحاد الأوروبي بعض النصائح السديدة في هذا الصدد من خلال الرابط التالي https://www.itgovernance.eu/blog/en/gdpr-the-implications-of-working-from-home-or-on-the-road

 

  1. ضع إرشادات واضحة، ففي حال العمل من المنزل، من السهل أن تعمل لساعات دون تواصل اجتماعي، و نفس الشيء قد يواجه الآخرين. حدد أوقاتًا معينة تتوقع فيها أن تكون متاحًا للعمل وكذلك للآخرين. يجب الرد على رسائل البريد الإلكتروني للعملاء بما لا يتجاوز زمنا محددا، وبالمثل بالنسبة للرد على رسائل البريد الإلكتروني الداخلية. أما الأمور العاجلة فسيتم التواصل بخصوصها عن طريق الرسائل النصية أو عبر الهاتف.

 

  1. التركيز على إتمام المهمة بدلاً من عدد ساعات العمل، من المرجح أن العمل سينتهي في وقتٍ أسرع، لذا، بدلا من توقع التزام الأفراد بالجلوس على طاولة غرفة الطعام في منزلهم من التاسعة صباحا حتى الخامسة مساء، تأكد من أن الجميع يفهم جيدًا الإنجازات المطلوبة منهم. وبالتالي سيحظى الجميع ببيئة عمل مريحة موقنين أنهم يؤدون عملًا مُجديًا.

 

  1. ابق على اتصال بالجميع، فقد يسبب العمل من المنزل إحساسا بالعزلة لدى البعض، خاصةً إذا كانوا يعيشون بمفردهم. تأكد من تواصلك الدائم معهم وليس فقط عبر البريد الإلكتروني. فلا ينبغي للذي يعمل عن بُعد أن يصبح معزولا.

 

  1. خصص وقتًا للأحاديث القصيرة، فالأمر لا يقتصر على العمل فحسب. في حين تبث الحياة المكتبية شيئًا من روح الزمالة والثقافة المشتركة، يفتقدها الأشخاص الذين يعملون من المنزل، حتى أولئك الذين لا يريدون العودة للعمل في المكتب مرة أخرى، فهم يفتقدون الصداقات والأحاديث اليومية. نحن اجتماعيون بالفطرة، لذا خصص وقتًا لأحاديث قصيرة خاصة بعيدة عن نطاق العمل، للمحافظة على روح الود داخل فريقك. يمكنك إنشاء مجموعة اجتماعية على تطبيق “واتساب” مثلا حتى يتمكن الأشخاص من مشاركة الأخبار والتعليقات وما إلى ذلك.

 

  1. اجعل مفكرة أعمالك متاحة للجميع على الإنترنت -أخبر فريقك عن الأوقات التي تكون فيها متاحًا للمساعدة أو الحديث؛ احرص على تخصيص أوقات محددة في اليوم لهذا الغرض عدة مرات أسبوعيا.

 

  1. استخدم التكنولوجيا –ضع جدولًا زمنيًا لعقد اجتماعات دورية باستخدام تكنولوجيا الفيديو. فالصورة أبلغ من ألف كلمة، كما أن العلاقات تقوى عادةً من خلال التواصل وجهًا لوجه. تتيح تقنية الفيديو مزيدًا من التواصل غير اللفظي لبناء هذه العلاقات الحيوية والحفاظ عليها والتقاط إشارات حيوية فيما يتعلق بكيفية التعامل المناسب مع شخصٍ ما.

 

  1. إرسال المكافآت، فعمل الشخص من المنزل لا يعني إطلاقًا أن تفوته الهدايا والمكافآت التي يتيحها العمل في المكتب. فمن منا لا يكون سعيدًا ومتحمسًا عند الحصول على مكافأة قيمة أو ما يشابهها عندما تصله حتى باب منزله.

 

  1. تشجيع نظام الزمالة -إذا كان هناك أشخاص يعملون من المنزل، وآخرون يعملون من المكتب، احرص على الربط بينهم واجعلهم يتشاركون آخر أخبار الشركة، حتى يكونوا جميعا في دائرة الاهتمام.

وخِتامًا، تذكر:

  • إن الشركات التي تتيح العمل عن بعد لديها معدلات دوران الموظفين أقل بنسبة 25% -(المصدر: Owl Labs)
  • يشعر ٨٦% من الأفراد أن العمل من المنزل يقلل من التوتر -(المصدر: Flex Jobs)
  • يعتقد ٦٥% من الأفراد أنهم يعملون بشكل أفضل في المنزل -(المصدر: Flex Jobs)

 

أقسام المنشورات

أرسل

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *